Płynność finansowa to fundament każdej zdrowej organizacji. Nawet najbardziej rentowny biznes może mieć problemy, jeśli klienci nie płacą na czas. Ręczne monitorowanie należności i przypominanie o płatnościach to nie tylko czasochłonne zadania, ale też źródło stresu i błędów. Na szczęście, technologia RPA (Robotic Process Automation) pozwala zautomatyzować te procesy w sposób efektywny, delikatny i w pełni zgodny z procedurami wewnętrznymi. Boty mogą monitorować konta, wysyłać przypomnienia, prowadzić miękką windykację – wszystko w tle, bez zaangażowania pracowników.

Dlaczego warto automatyzować windykację?

Manualna windykacja:

• Pochłania czas zespołu finansowego.
• Często jest spóźniona – przypomnienia trafiają do klientów za późno.
• Niesie ryzyko błędów i przeoczeń.
• Budzi niepotrzebne napięcia w relacjach z klientami.

Z kolei zautomatyzowany proces:

• Działa w czasie rzeczywistym.
• Jest systematyczny i niedenerwujący dla odbiorcy.
• Może być całkowicie dostosowany do tonacji i etapu relacji z klientem.
• Skalowalny – działa niezależnie od liczby klientów.

Co potrafi bot RPA do windykacji?

• Monitoruje salda płatności w systemie ERP lub CRM.
• Codziennie przeszukuje konta klientów w poszukiwaniu zaległości.
• Automatycznie wysyła przypomnienia e-mail lub SMS – zgodnie z wcześniej ustaloną ścieżką komunikacji.
• Eskaluje sprawy do działu windykacji twardej, gdy to konieczne.
• Tworzy raporty z działań i aktualizuje historię płatniczą klienta.

Przykład scenariusza działania

• Bot loguje się codziennie do systemu finansowego.
• Identyfikuje faktury po terminie płatności.
• Wysyła automatyczne przypomnienie (np. +3 dni po terminie).
• Po +7 dniach – ponowny kontakt z inną formą komunikatu.
• Po +14 dniach – przypomnienie z informacją o możliwych konsekwencjach.
• Równolegle generowane są raporty dla działu finansów.

Jakie są efekty automatyzacji?

• Poprawa wskaźnika ściągalności należności.
• Redukcja przeterminowanych faktur i zatorów płatniczych.
• Oszczędność czasu zespołu finansowego – nawet do 80% mniej ręcznych interwencji.
• Spójna komunikacja z klientem – niezależnie od liczby faktur.
• Lepsze raportowanie i przewidywalność cashflow.

Automatyzacja windykacji = lepsze relacje z klientem

Wbrew pozorom, miękka windykacja realizowana przez bota może poprawić relacje z klientami. Jak to możliwe?

• Przypomnienia są taktowne, wysyłane „na chłodno”, bez emocji.
• Klient otrzymuje je zawsze na czas – bez zaskoczenia.
• Cały proces jest transparentny i powtarzalny.

W efekcie firma odzyskuje należności szybciej, nie psując relacji biznesowych.

Podsumowanie: RPA to fundament nowoczesnych finansów

W dobie niepewności gospodarczej i rosnących kosztów, zdrowy cashflow to być albo nie być dla firmy. Automatyzacja procesów windykacyjnych i płatniczych to nie tylko oszczędność – to sposób na utrzymanie stabilności finansowej bez rozbudowy zespołu.

Jeśli Twoja firma:

• Ma dużą liczbę klientów B2B lub B2C,
• Często czeka na płatności dłużej niż powinna,
• Przeznacza czas pracowników na przypominanie o fakturach…

…to automatyzacja może być Twoją najważniejszą decyzją w tym roku.

PROA Technology
Work Smart, Not Hard.