Obsługa dokumentów to codzienność każdej organizacji – niezależnie od branży. Faktury, umowy, zamówienia, załączniki e-mailowe, pliki PDF… Im większa firma, tym więcej dokumentów, tym więcej chaosu. A tam, gdzie ręczna praca i duże wolumeny danych, tam też większe ryzyko
błędów, opóźnień i frustracji.

Z pomocą przychodzi technologia RPA (Robotic Process Automation) oraz inteligentne boty, które potrafią przejąć żmudne, powtarzalne zadania związane z dokumentacją – oszczędzając czas, pieniądze i nerwy.

Czym jest automatyzacja dokumentów?

To wykorzystanie cyfrowych robotów do wykonywania zadań takich jak:

• Odczyt danych z dokumentów (również ze skanów i PDF).
• Weryfikacja poprawności i kompletności.
• Przesyłanie dokumentów do odpowiednich działów lub systemów.
• Wprowadzanie danych do ERP, CRM, platform zakupowych itp.
• Monitorowanie braków dokumentów i generowanie przypomnień.

Najczęstsze zastosowania

• Obsługa faktur kosztowych i sprzedażowych – automatyczne wyodrębnianie danych z
  PDF-ów, weryfikacja NIP, statusu VAT, numeru konta bankowego, przekazywanie do WorkFlow.
• Rejestracja zamówień i umów – pobieranie załączników z e-maili, zapis do bazy danych, nadanie numerów referencyjnych.
• Zarządzanie brakami dokumentów – boty mogą codziennie przeszukiwać systemy i identyfikować braki, a następnie informować odpowiednie osoby.
• Przygotowanie raportów z ewidencji – np. ewidencja pojazdów, raporty operacyjne, zestawienia podatkowe.

Dlaczego warto?

• Oszczędność czasu – dokumenty przetwarzane są błyskawicznie, nawet poza godzinami pracy.
• Większa dokładność – boty nie popełniają błędów literowych, nie gubią danych, nie przegapiają załączników.
• Powtarzalność i standaryzacja – proces wygląda zawsze tak samo, niezależnie od dnia czy pracownika.
• Lepsze wykorzystanie zespołu – pracownicy nie muszą przepisywać danych, mogą zająć się analizą, kontaktem z klientem, kontrolą.
• Lepsze raportowanie – dane są kompletne i aktualne, co umożliwia precyzyjne raporty i analizy.

Przykład działania z życia

• Bot sprawdza skrzynkę e-mailową raz na 10 sekund.
• Wyszukuje wiadomości z fakturami w załącznikach.
• Otwiera PDF, odczytuje dane (OCR).
• Weryfikuje kontrahenta na „białej liście” VAT.
• Przesyła dane do systemu księgowego i archiwizuje dokument.
• W razie błędu – generuje alert lub wysyła mail do operatora.

To wszystko dzieje się bez udziału człowieka – nawet w nocy lub w weekendy.

Podsumowanie: dokumenty mogą robić się same

Automatyzacja procesów dokumentowych to jeden z najszybszych i najbardziej widocznych sposobów na poprawę efektywności działania firmy. Niskie ryzyko, szybki zwrot z inwestycji i ogromne możliwości skalowania – to powody, dla których coraz więcej firm wdraża cyfrowych asystentów.

Jeśli Twoi pracownicy nadal przepisują dane z dokumentów lub codziennie śledzą braki w systemach – to znak, że czas na automatyzację.

PROA Technology
Work Smart, Not Hard.