Obsługa faktur w firmie, która działa w strukturze holdingowej i obejmuje wiele podmiotów, to prawdziwe wyzwanie. Setki dokumentów, ręczne wprowadzanie danych, weryfikacja statusów VAT i zgodność z przepisami – wszystko to generuje duże koszty, obciążenie dla działu księgowego i wysokie ryzyko błędów.
Firma OT Logistics postanowiła zmierzyć się z tym problemem w sposób nowoczesny: z pomocą zespołu PROA Technology wdrożyła bota RPA, który przejął rutynowe obowiązki związane z fakturowaniem. Efekty? Szybsze przetwarzanie, mniej błędów i realne oszczędności.
Wyzwania w obsłudze faktur
- Obsługa wielu skrzynek e-mailowych w różnych firmach należących do jednej grupy.
- Ręczne otwieranie załączników i wprowadzanie danych do systemu WorkFlow.
- Weryfikacja danych kontrahentów w bazie VAT.
- Ręczne kontrolowanie poprawności numerów kont, NIP-ów i danych nagłówkowych.
- Presja czasu i wysokie ryzyko błędów.
Cele wdrożenia
- Zautomatyzowanie całego procesu weryfikacji i wprowadzania faktur.
- Zapewnienie zgodności z przepisami podatkowymi (weryfikacja VAT).
- Przyspieszenie przepływu dokumentów.
- Odciążenie pracowników księgowości.
Rozwiązanie: Bot, który widzi wszystko
Stworzony przez PROA Technology bot:
- Sprawdza skrzynki mailowe pięciu różnych firm w organizacji.
- Otwiera załączniki PDF z fakturami i automatycznie wyodrębnia dane: NIP, numer konta bankowego, kwotę, datę, dane kontrahenta.
- Weryfikuje kontrahenta w bazie VAT (tzw. „biała lista”).
- Wprowadza dane do systemu WorkFlow, zapewniając płynny przepływ informacji do zatwierdzenia i rozliczenia.
To jak cyfrowy księgowy, który działa 24/7, nie męczy się, nie pomija niczego i nigdy się nie myli.
Efekty wdrożenia
- Szybsze przetwarzanie faktur we wszystkich spółkach.
- Zgodność z przepisami VAT – zautomatyzowana weryfikacja kontrahentów.
- Redukcja błędów związanych z ręcznym przepisywaniem danych.
- Spójny i powtarzalny proces akceptacji dokumentów.
- Mniejsze obciążenie działu finansowego.
ROI – oszczędności, które widać w budżecie
- Znacząca redukcja kosztów pracy w dziale księgowości.
- Skrócenie czasu obiegu dokumentów.
- Mniejsza liczba reklamacji i korekt.
- Usprawnienie procesu audytu i raportowania.
Cyfrowa księgowość – przyszłość dzieje się teraz
Wdrożenie RPA w dziale finansowym to nie tylko trend – to odpowiedź na rzeczywiste potrzeby firm operujących na wielu poziomach organizacyjnych. BOT dla OT Logistics pokazał, że możliwe jest połączenie automatyzacji, zgodności z przepisami i oszczędności – bez skomplikowanych i długotrwałych projektów.
A Ty – ile czasu tracisz na faktury?
Jeśli Twoi księgowi nadal przepisują dane z faktur ręcznie i żonglują dziesiątkami maili dziennie, to czas to zmienić. Skontaktuj się z PROA Technology – pokażemy Ci, jak wygląda automatyzacja finansów z prawdziwego zdarzenia.
PROA Technology
Work Smart, Not Hard.